Les responsabilités reliées à ce poste sont de fournir un soutien administratif solide et des conseils relatifs à toutes les fonctions générales du bureau afin d’assurer le bon déroulement des procédures. Le/la titulaire du poste participera à diverses activités de gestion immobilière, notamment en répondant aux demandes de location et de déménagement, en coordonnant les visites et en effectuant des tâches administratives.

Principales Responsabilités

Gestion de bureau:

• Maintenir les services de bureau en organisant les opérations et les procédures de bureau, en gérant les correspondances, le système de classement et la documentation interne.
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes/procédures de bureau, ce qui peut inclure l’acquisition d’équipements.
• Tâches de réception, telles que répondre à tous les appels, servir de point de contact pour tous les visiteurs du bureau, garder la cuisine propre et approvisionnée en produits de base pour le café.
• Distribution et suivi de l’ensemble du courrier entrant et sortant ainsi que des coursiers, approbation des factures des coursiers.
• Commander et gérer les fournitures de bureau.
• Gestion de la petite caisse.
• Fonctions AR/AP du bureau local et point de contact.
• Traitement des chèques et dépôts bancaires.
• Se tenir au courant des projets en cours, afin de permettre une bonne intégration des services de soutien.
• Préparer ou réviser des documents pour les membres de l’équipe, le cas échéant.
• Tâches administratives telles que les notes de frais et les rapports pour le président.
• Saisie de données à un niveau de précision élevé, selon les besoins.
• Préparation/modification des bons de commande pour les fournitures et les services pour tous les départements.
• Soutenir divers projets de construction :
  • Faire les suivis et rapprochements des factures et des bons de commande.
  • Rassembler et maintenir les documents du projet, y compris les projets promotionnels.
  • Créer des rapports personnalisés pour toute demande spéciale.
  • Classer les documents, les factures et les documents de remise du projet.
• Autres projets et responsabilités en fonction des besoins.

Location et gestion des biens immobiliers :

• Répondre à toutes les demandes de location (courriels, appels et visites).
• Réunions régulières avec le gestionnaire de propriété pour passer en revue les unités disponibles, les baux récemment signés et le calendrier des emménagements/déménagements.
• En soutien ou absence du gestionnaire de propriété :
  • Programmer et coordonner les visites d’appartements et des équipements avec les clients potentiels, et s’assurer que le locataire est disponible pour la visite.
  • Coordonner les visites pour la société immobilière désignée.
  • Effectuer la vérification des antécédents auprès d’une société tierce et évaluer le rapport avec le gestionnaire immobilier.
  • Rédiger le contrat de location (bail) et percevoir le premier mois de loyer.
  • Créer le profil des locataires dans le logiciel de gestion immobilière
  • Point de contact pour les questions de suivi concernant les déménagements, etc.
  • Visite des appartements le jour de l’emménagement pour s’assurer que tout va bien, en notant les problèmes qui doivent être résolus.
  • Mise à jour de la liste des contacts pour les casiers de livraison sécurisés à chaque emménagement/déménagement.
  • Remplacement des clés perdues ou endommagées.
  • Programmation des demandes de réservation du salon et collecte des dépôts de garantie.
  • Assurer la liaison entre les locataires et le service d’entretien lorsque cela est nécessaire (problèmes urgents à régler immédiatement).
  • Remplacer le gestionnaire de propriété.

Prérequis:

• Formation post-secondaire en commerce, en finance ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans un domaine connexe
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer à tous les niveaux en anglais et en français.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et de service à la clientèle (interne et externe)
• Souci du détail et sens aigu de l’organisation
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles.
• Esprit d’initiative
• Expérience reconnue dans la gestion efficace de plusieurs projets simultanément, ainsi que capacité à travailler à un niveau élevé de productivité dans un environnement complexe et en évolution rapide.
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook.
• Une expérience de l’AP/AR est considérée comme un atout.
• Expérience de l’utilisation de Yardi ou d’un système de gestion des biens immobiliers, un atout.
• Une expérience ou des connaissances dans le domaine de l’immobilier sont considérées comme un atout.

Si ce poste vous convient, veuillez soumettre votre curriculum vitae à:

ressourceshumaines@armcocap.com

Bien que nous apprécions grandement tous les candidats, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

The Role: Office & Leasing Administrator (LaSalle, QC)

This position’s primary responsibilities are to provide strong administrative support and guidance relating to all general office functions in order to ensure the proper flow of procedures. The incumbent will assist in various Property Management activities such as replying to leasing and move enquiries, coordinating visits and administrative duties.

Office Management Duties:

• Maintains office services by organizing office operations and procedures; controlling correspondence; managing the filing system and internal documentation on the drive.
• Maintains office efficiency by planning and implementing office systems/procedures which may include equipment procurement.
• Reception duties, such as answering all calls, point of contact for all visitors in the office, keep the kitchen clean and stocked with coffee essentials.
• Distribution and tracking of all incoming and outgoing mail and couriers, approval of courier bills.
• Ordering and managing office supplies.
• Manage petty cash.
• Local office AR/AP duties and point of contact.
• Cheque processing and bank deposit.
• Maintain knowledge of ongoing projects, allowing for proper integration of support services.
• Prepare or review documents for team members as needed.
• Administrative duties such as expense reports and reporting for the President.
• Data entry, as required, ensuring a high level of accuracy.
• Preparation/modification of purchase orders for supplies and services for all departments
• Support diverse Construction projects by:
  • Tracking and reconciling invoices and Purchase orders.
  • Gathering, and maintaining Project documents, including promotional projects.
  • Creating custom reports for any special inquiries.
  • Filing of documents, invoices and project’s hand over documents
• Other projects and responsibilities as assigned.

Leasing and Property Management Duties:

• Reply to all leasing enquiries (emails, calls, and walk-ins)
• Regular meetings with Property Manager to go over available units, recently signed leases, and scheduled move-in/out.
• As a backup for the property manager.
  • Schedule and coordinate visits of the condo and amenities with the prospects, and ensure the tenant is available for the visit.
  • Schedule visits for appointed Real estate company.
  • Executing the background check with a third-party company, and evaluation of the report with the Property Manager
  • Writing up the leasing agreement and collecting first month’s rent
  • Create tenant profile in the Property Management Software
  • Point of contact for follow-up questions regarding the move etc.
  • Doing walk-throughs of the condos on moving day in to make sure all is okay, noting any issues that need to be addressed.
  • Updating contact list for secured delivery lockers with each move-in/move-out.
  • Replacing lost or damaged key fobs.
  • Scheduling the reservation requests of the lounge, and collecting security deposit
  • Liaison between tenant and Maintenance when necessary (urgent issues that need to be fixed immediately)

The Requirements:

• Post-secondary education in Business, Finance, or a related field; or equivalent experience
• Minimum of 3+ years’ of related work experience
• Excellent written and verbal communication skills with the ability to communicate at all levels in both English and French
• Excellent time management and customer service skills (internal and external)
• Highly detail-oriented and highly organized
• Ability to deal with confidential and sensitive information.
• Self-starter
• Proven track record of effectively handling multiple projects simultaneously, as well as the ability to work at a high level of productivity in a fast-paced, complex environment.
• Proficiency in Word, Excel, and Outlook
• AP/AR experience is considered an asset.
• Experience using Yardi or Property Management System is an asset.
• Real Estate experience/knowledge is considered an asset.

If this sounds like a role suited for you, please submit your resume to: humanresources@armcocap.com

While we greatly appreciate all applicants, only those selected for an interview will be contacted.